Databox w Czechach, czyli czeskie elektroniczne doręczenia

Skrzynka danych w Czechach (oryginalnie: Datová schránka) to bezpieczne repozytorium służące do oficjalnej komunikacji elektronicznej. Działa z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa oraz pełnym poświadczeniem tożsamości właściciela czeskiego databoxu.

Czeski Databox umożliwia:
• Bezpłatną, prostą i szybką komunikację elektroniczną z czeskimi urzędami.
• Wysyłanie i odbieranie oficjalnych dokumentów oraz wiadomości.
• Kontakt z czeską administracją państwową z dowolnego miejsca na świecie i o każdej porze.

Czeska skrzynka danych stopniowo zastępuje tradycyjną korespondencję papierową, a wiadomości z niej wysyłane mają moc prawną równoważną z odręcznym podpisem. Ten nowoczesny system komunikacji wprowadzono w Czechach już w 2009 roku.

Posiadanie skrzynki danych w Czechach znacznie usprawnia i ułatwia załatwianie spraw urzędowych oraz biznesowych, a także skraca czas realizacji procedur. Należy jednak pamiętać o tzw. fikcji doręczenia. Polega ona na tym, że wiadomość wysłaną przez databox uznaje się za oficjalnie doręczoną po upływie 10 dni od momentu jej wpłynięcia do skrzynki odbiorcy – nawet jeśli użytkownik się do niej nie zalogował.

Typy skrzynek danych w Czechach

W zależności od formy prawnej podmiotu, dla którego czeski databox jest zakładany, wyróżniamy dwa tryby:
• Ustawowo (obligatoryjnie) – dla organów władzy publicznej, osób prawnych wpisanych do czeskiego rejestru handlowego (np. spółek s.r.o.), osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (OSVČ) oraz przedstawicieli niektórych zawodów zaufania publicznego (np. adwokaci, doradcy podatkowi, komornicy, rzeczoznawcy, tłumacze przysięgli).
• Na wniosek (dobrowolnie) – najczęściej dla osób fizycznych.

Założenie databoxu w Czechach

Jeśli zakładasz spółkę lub działalność gospodarczą w Czechach, Twój databox zostanie utworzony automatycznie. Aby zacząć z niego korzystać, musisz jednak uzyskać dane dostępowe.

Ważne: Jeżeli członkowie zarządu czeskiej spółki mają w rejestrze wpisany adres zamieszkania w Polsce, czeskie urzędy nie wyślą danych do logowania na polski adres. Informacje te są wysyłane wyłącznie do krajów znajdujących się na oficjalnej czeskiej liście Państw objętych doręczeniami dostępów do czeskiego databoxu.

Do Polski dotrze jedynie powiadomienie (awizo) z informacją, że należy odebrać dane dostępowe do czeskich e-doręczeń. W takiej sytuacji konieczna jest zazwyczaj jedna osobista wizyta w Czechach – np. w punkcie kontaktowym Czech POINT, gdzie składa się wniosek o unieważnienie starych i wygenerowanie nowych danych dostępowych („žádost o zneplatnění a získání nových přístupových údajů do datové schránky”). Dane można również uzyskać w Wydziale Konsularnym Ambasady Republiki Czeskiej w Warszawie lub poprzez ustanowienie pełnomocnika.

Jeśli chcesz założyć czeski databox dobrowolnie (na wniosek), masz do wyboru trzy opcje:
• Online – za pomocą czeskiego odpowiednika profilu zaufanego/mObywatela, czyli tzw. Identity občana (np. e-dowód, czeska bankowość elektroniczna, certyfikowany podpis elektroniczny). Możliwe jest też aktywowanie skrzynki na podstawie istniejących już danych dostępowych tego samego użytkownika.
• Osobiście – w jednym z ponad 7200 Punktów kontaktowych Czech POINT w Czechach lub w Wydziale Konsularnym Ambasady Republiki Czeskiej w Warszawie. Wymagany jest ważny dokument tożsamości. W praktyce, w przypadku osób z adresem zamieszkania w Polsce, dane nie są wydawane od ręki. Wniosek trafia do postępowania administracyjnego i po rozpatrzeniu (zwykle około tygodnia) dane przychodzą tradycyjną pocztą na wskazany adres.
• Pisemnie – wniosek składa się w formie papierowej na specjalnym formularzu z notarialnie poświadczonym podpisem wnioskodawcy. Po rozpatrzeniu dane dostępowe są również wysyłane pod wskazany adres (nie do Polski).

Czeska Agencja Cyfryzacji i Informacji (DIA) zakłada skrzynki danych również dla zagranicznych osób fizycznych i prawnych zarejestrowanych poza Czechami. W praktyce wniosek składa się wtedy najczęściej pisemnie na specjalnym druku, a podpis wnioskodawcy musi zostać poświadczony notarialnie. Wszystkie dokumenty należy złożyć w języku czeskim lub wraz z tłumaczeniem przysięgłym.

Uwaga: Jeśli Twój adres zamieszkania znajduje się w kraju, do którego czeska poczta nie wysyła danych logowania (np. do Polski), musisz wskazać inny adres do doręczeń, pod którym możliwy będzie osobisty odbiór przesyłki z hasłami.

Zorganizujemy to za Ciebie! Omijamy problem polskiego adresu

Zlecając nam usługę pomocy w załatwieniu skrzynki danych w Czechach, otrzymujesz profesjonalne i kompleksowe wsparcie. Rozwiązujemy kluczowy problem logistyczny: udostępniamy nasz czeski adres do doręczeń, na który czeski urząd wyśle oficjalną adnotację z kodami dostępu i hasłami do logowania. Dzięki temu maksymalnie upraszczamy całą procedurę i minimalizujemy liczbę Twoich przyjazdów do Czech – Twoja obecność będzie konieczna wyłącznie w celu osobistego odbioru przygotowanych dokumentów. Dodatkowo otrzymasz od nas pełną instrukcję krok po kroku na temat prawidłowego działania i uruchomienia Twojego czeskiego databoxu.

Logowanie do czeskiego databoxu

Po odebraniu oficjalnego pisma z danymi dostępowymi, otrzymasz login oraz hasło startowe. Należy je wprowadzić na stronie www.mojedatovaschranka.cz, wybierając opcję „jménem a heslem”, a następnie kliknąć „přihlásit se”. System poprosi Cię o zaakceptowanie regulaminu oraz obowiązkową zmianę hasła startowego na własne.

Ważne: Ze względu na wspomnianą wcześniej fikcję doręczenia, stanowczo zalecamy włączenie powiadomień (np. bezpłatnych powiadomień e-mail o nowej wiadomości). Możesz to zrobić w prosty sposób po zalogowaniu: wejdź w Ustawienia (Nastavení), wybierz Powiadomienia (Notifikace) -> Notifikace e-mailem. Warto zaznaczyć opcję rozszerzonej treści powiadomienia, która pozwoli Ci zobaczyć nadawcę wiadomości bezpośrednio w mailu.

Uwaga! Po odebraniu przesyłki z danymi startowymi, pierwsze logowanie musi nastąpić w ciągu 5 dni. Jeśli tego nie zrobisz, hasło wygaśnie, co wymusi ponowną wizytę w urzędzie w celu wygenerowania nowych danych.

Oficjalne pismo urzędowe, oprócz danych właściciela, zawiera również ID datové schránky. Jest to jawny, 7-znakowy identyfikator (składający się z liter i cyfr), który służy jako „adres koperty” do wysyłania wiadomości. Z kolei Twój login (Uživatelské jméno) jest poufny i służy wyłącznie do celów logowania.